Како користити вештачку интелигенцију на послу [Видео и квиз]

Укратко: Користите вештачку интелигенцију на послу за израду нацрта, сумирање, организовање и анализу са ниским ризиком, уз истовремено одржавање одговорности људи за тачност и доношење одлука. Почните са једним понављајућим задатком, уклоните осетљиве информације и прегледајте сваки резултат - посебно када би то могло утицати на нечија права, егзистенцију, безбедност или будућност.

Одговорност: Осигурати да квалификовани људи остану одговорни за одлуке са великим утицајем и коначна одобрења.

Приватност: Користите одобрене алате и уклоните поверљиве или идентификационе информације пре него што било шта пошаљете.

Транспарентност: Обавестите о употреби вештачке интелигенције кад год то захтевају политика на радном месту, очекивања клијената или потенцијалне последице.

Верификација: Проверите чињенице, власнике, рокове и претпоставке у односу на оригинални изворни материјал.

Тестирање: Измерите укупно време, потребне корекције и утицај на корисника пре проширења било ког тока рада.

1. Шта подразумева коришћење вештачке интелигенције на послу

Коришћење вештачке интелигенције на послу не значи нужно замену особе или аутоматизацију целог посла. У већини радних места, вештачка интелигенција је далеко вреднија као алат за подршку.

Замислите то као брзог, помало превише самоувереног асистента.

Може вам помоћи:

• Нацрти имејлова и докумената

• Сажети дугачке информације

• Генеришите идеје

• Организујте раштркане белешке

• Анализирајте основне податке

• Припремите се за састанке

• Направите контролне листе и планове

• Препишите садржај за различите публике

• Објасните непознате појмове

• Претворите грубе мисли у нешто употребљиво

Вештачка интелигенција често може да произведе пристојну прву верзију за неколико секунди. Можда није савршена - понекад је превише формална, понекад понављајућа, а с времена на време самоуверено лута у живу ограду.

Ипак, почети са нечим је обично лакше него почети ни са чим.

Циљ је да не дозволите да вештачка интелигенција управља вашим размишљањем. Циљ је да мање времена проведете на мање вредним трењима како бисте имали више енергије за просуђивање, креативност, односе и одлуке.

2. Зашто је важно научити како користити вештачку интелигенцију на послу

Посао је пун ситних задатака који троше више времена него што заслужују.

Петоминутни имејл се претвара у двадесет минута јер не можете да пронађете праву почетну реченицу. Састанак производи три странице белешки, али нема јасних акција. Извештај треба преписати за виши менаџмент, купце и технички тим. Одједном је пола поподнева нестало.

Вештачка интелигенција може смањити време проведено у премештању информација из једног облика у други.

На пример:

• Белешке постају резиме

• Резиме постаје имејл

• Е-порука постаје план презентације

• Груба идеја постаје план пројекта

• Табела постаје писано објашњење

• Компликована политика постаје јасан, приступачан водич

Ту се обично појављују повећања продуктивности. Не у драматичним тренуцима типа „вештачка интелигенција сада води компанију“, већ у десетинама малих побољшања.

То је помало као чишћење каменчића из ципеле. Један каменчић није криза, али ходати около са дванаест њих цео дан је смешно.

Вештачка интелигенција такође може учинити стручност приступачнијом. Нови запослени може тражити објашњење непознате терминологије. Менаџер може истражити различите начине структурирања повратних информација. Продавац може припремити питања за индустрију коју још не разуме.

Када се користи промишљено, вештачка интелигенција помаже људима да брже дођу до солидне почетне тачке.

3. Најбољи задаци на радном месту које можете дати вештачкој интелигенцији

Најлакши начин да разумете како се користи вештачка интелигенција на послу јесте да задатке поделите у три категорије: креирање, трансформација и анализа.

Креирај

Вештачка интелигенција може да креира први нацрт на основу ваших упутстава.

Примери укључују:

• Имејлови

• Предлози

• Описи послова

• Дневни ред

• Објаве на друштвеним мрежама

• Материјали за обуку

• Одговори купаца

• Структуре презентације

• Питања за интервју

Фраза „први нацрт“ је овде важна. Садржај генерисан вештачком интелигенцијом обично треба прегледати пре него што се пошаље, објави или представи.

Трансформација

Ово је једна од најјачих употреба вештачке интелигенције на радном месту. Дајете јој постојеће информације и тражите од ње да промени формат, дужину, стил или ниво сложености.

На пример:

• Скратите дугачак извештај

• Претворите белешке у акционе ставке

• Препишите технички језик за купце

• Претворите пасус у тачке са набрајањем

• Учините да порука звучи професионалније

• Претворите транскрипт у резиме

• Преведите интерни жаргон на јасан свакодневни језик

Задаци трансформације обично добро функционишу јер вештачка интелигенција има материјал за рад. Не измишља све од нуле.

Анализирајте

Вештачка интелигенција такође може помоћи у идентификовању образаца, упоређивању информација и структурирању проблема.

Практични аналитички задаци укључују:

• Груписање повратних информација купаца у теме

• Поређење неколико опција

• Идентификација могућих ризика

• Проналажење празнина у плану

• Стварање предности и мана

• Предлажем питања која сте можда пропустили

• Објашњење трендова у скупу података

• Категоризација захтева за подршку

Међутим, анализу вештачке интелигенције треба третирати као помоћ, а не као несумњиву истину. Може промашити контекст или донети претпоставке које изгледају разумно, али су потпуно погрешне. Људски преглед је и даље волан 🚗

4. Табела упоређивања: Практични начини коришћења вештачке интелигенције на послу

Задатак на радном месту	Шта вештачка интелигенција може да уради	Најбољи допринос који можете дати	Да ли је потребан људски преглед?	Зашто то функционише
Писање имејлова	Нацртати, скратити, омекшати, разјаснити	Прималац, сврха, кључне чињенице, жељена акција	Да	Уклања трење празних страница
Белешке са састанка	Сумирајте и издвојите акције	Транскрипт или структуриране белешке	Дефинитивно	Брзо одваја дискусију од одлука
Планирање истраживања	Предложите питања и тематске области	Јасан циљ и публика	Да - чињенице треба проверити	Помаже у изградњи почетног оквира
Управљање пројектима	Направите планове, прекретнице, ризике	Обим, рок, тим, ограничења	Да	Организује раштркане информације
Интерпретација података	Објасните обрасце и аномалије	Чисти подаци плус пословни контекст	Потребна је јака рецензија	Олакшава дискусију о бројевима
Брејнсторминг	Генеришите идеје и алтернативе	Специфичан проблем и границе	Умерено	Производи опсег, понекад неочекивано ефикасан
Корисничка подршка	Нацрти одговора и класификујте проблеме	Порука за купце и смернице компаније	Да, посебно осетљиви случајеви	Убрзава рутинске одговоре
Уређивање документа	Побољшајте тон, граматику, структуру	Оригинални текст и циљна публика	Обично	Брже него уређивање реченице по реченици
Учење	Објасните концепте и креирајте квизове	Тема, ниво вештине, сценарио рада	Лагано до умерено	Чини тренинг персонализованијим
Подршка у одлучивању	Упоредите опције и изнесите ризике	Критеријуми, ограничења, приоритети	Апсолутно	Разјашњава размишљање, али не би требало да одлучује уместо вас

Табела јасно показује нешто важно: вештачка интелигенција најбоље функционише када је задатак добро дефинисан.

„Помоћ око мог пројекта“ је нејасно.

„Направите контролну листу од шест корака за лансирање малог интерног ажурирања софтвера које укључује ИТ, корисничку подршку и продају“ даје вештачкој интелигенцији нешто конкретно са чиме може да ради.

Специфичан унос ствара специфичан излаз. Тешко револуционарно, али истинито.

5. Како написати боље вештачке интелигенције (AI) задатке за посао

Не треба вам компликована формула за промпт. Само треба да обезбедите довољно контекста да би вештачка интелигенција разумела како изгледа „добро“.

Поуздана промови на радном месту обично садрже пет елемената:

Задатак

Наведите тачно шта желите.

Пример:

„Напишите имејл са објашњењем кашњења у испоруци.“

Контекст

Објасните шта се догодило и зашто је задатак важан.

Пример:

„Добављач је одложио испоруку за четири дана због проблема са залихама.“

Публика

Реците вештачкој интелигенцији ко ће прочитати или користити резултат.

Пример:

„Публика је дугорочни купац који је већ фрустриран.“

Жељени тон или формат

Опишите како би одговор требало да звучи или изгледа.

Пример:

„Користите смирен, директан и одговоран тон. Нека буде мање од 150 речи.“

Потребни детаљи

Наведите чињенице које морају бити укључене.

Пример:

„Наведите ревидирани датум испоруке, опцију повраћаја новца и контакт за подршку.“

Када се све заједно уради, промпт постаје:

„Напишите имејл дугогодишњем купцу у којем ћете објаснити да је њихова пошиљка одложена четири дана због проблема са залихама добављача. Користите смирен, директан и одговоран тон. Нека не буде краћи од 150 речи. Укључите ревидирани датум испоруке, опцију повраћаја новца и контакт за подршку.“

Тај захтев ће скоро увек дати бољи резултат од „Напишите имејл са закашњењем“

Такође можете замолити вештачку интелигенцију да ревидира свој одговор:

• Учините ово мање формалним

• Уклони понављање

• Додајте јаснији позив на акцију

• Препишите ово за руководећу публику

• Идентификујте све непоткрепљене претпоставке

• Дајте ми три јаче алтернативе

• Оспорите ову препоруку

Ово последње је посебно вредно. Вештачка интелигенција не мора увек да буде ваша навијачица. Понекад би требало да буде благо иритантни колега који пита: „Али шта се дешава ако је та претпоставка погрешна?“ 🧐

6. Како користити вештачку интелигенцију за имејлове и комуникацију на радном месту

Е-пошта је често најлакше место за почетак.

Вештачка интелигенција може помоћи када знате шта желите да кажете, али не можете да пронађете праве речи. Такође вам може помоћи да избегнете поруке које су превише отворене, превише нејасне или три пасуса дуже него што је потребно.

Практични захтеви укључују:

• Препишите ово да звучи пријатељски, али чврсто

• Учините ово сажетијим

• Додајте јасан рок

• Уклоните емотивни језик

• Учините ово погодним за виши руководилац

• Претворите ово у љубазан наставак

• Објасните ово без техничког жаргона

• Направите три опције за наслов поруке

Вештачка интелигенција је посебно корисна за осетљиву комуникацију, али је опрез важан. Проблем са перформансама, жалба, правно питање или лично питање не треба третирати као обичан маркетиншки натпис.

Користите вештачку интелигенцију да структурирате поруку, а затим прегледајте сваку реченицу.

Запитајте се:

• Да ли је ово тачно?

• Да ли звучи као ја?

• Да ли је могуће да се ова формулација погрешно схвати?

• Да ли је тон прикладан за везу?

• Да ли садржи приватне податке који нису требало да буду унети?

• Да ли ми је пријатно да ставим своје име испод тога?

То последње питање је најједноставнији тест контроле квалитета. Ако бисте оклевали да га потпишете, немојте га слати.

7. Коришћење вештачке интелигенције за састанке који производе стварне резултате

Састанци генеришу много информација и, некако, не увек много јасноће.

Вештачка интелигенција може помоћи пре, током и после састанка.

Пре састанка

Користите вештачку интелигенцију да бисте:

• Направите дневни ред

• Идентификујте кључна питања

• Укратко изложите основне информације

• Припремите тезе за разговор

• Предвиди приговоре

• Нацртајте оквир за одлучивање

Практична инструкција би могла бити:

„Направите дневни ред од 30 минута за састанак о одложеном укључивању купаца. Циљ је идентификовати главно уско грло, договорити се о власнику и изабрати две акције за ову недељу.“

После састанка

Вештачка интелигенција може да претвори белешке или транскрипте у:

• Кључне одлуке

• Акционе ставке

• Власници

• Рокови

• Отворена питања

• Ризици

• Накнадне имејлове

Не верујте аутоматски резултату. Транскрипти састанака могу да садрже грешке, нејасне говорнике, шале које изгледају као обавезе и обавезе које звуче као шале.

Прегледајте резиме пре него што га поделите.

Добра пракса је да се замоли вештачка интелигенција да подели информације у три групе:

1. Потврђене одлуке

2. Предложене идеје

3. Нерешена питања

Ово спречава да полуразмотрени предлози магично постану званична политика преко ноћи.

8. Коришћење вештачке интелигенције за истраживање без стварања самоуверених глупости

Вештачка интелигенција вам може помоћи да започнете истраживање, организујете тему и идентификујете области које вреди истражити.

Може:

• Објасните непознату терминологију

• Генеришите истраживачка питања

• Упоредите концепте

• Предложи категорије

• Направите план

• Укратко наведите информације које пружате

• Идентификујте претпоставке

• Креирајте питања за интервју

• Истакните недостајуће перспективе

Оно што не би требало да уради јесте да постане ваш једини извор истине.

Вештачка интелигенција може да произведе нетачне детаље, измишљене примере, застареле информацијеили изјаве које звуче много сигурније него што заслужују.

За истраживање на радном месту, користите вештачку интелигенцију као креатора мапа, а не као саму територију.

Разуман поступак изгледа овако:

1. Замолите вештачку интелигенцију да скицира тему.

2. Идентификујте тврдње које су битне.

3. Проверите важне чињенице користећи поуздане интерне или екстерне информације.

4. Замолите вештачку интелигенцију да организује проверене налазе.

5. Прегледајте коначни резултат ради тачности и пристрасности.

Такође можете подстаћи вештачку интелигенцију да покаже несигурност:

• Који делови овог одговора могу бити непоуздани?

• Које претпоставке правиш?

• Које чињенице треба да проверим?

• Које информације би промениле ову препоруку?

• Наведите ми најјачи аргумент против овог закључка.

Ови подстицаји неће учинити вештачку интелигенцију непогрешивом, али подстичу пажљивије размишљање.

9. Како користити вештачку интелигенцију за податке, извештаје и табеле

Вештачка интелигенција може олакшати разумевање бројева, посебно за људе који не живе у табелама цео дан.

Може вам помоћи:

• Објасните формуле

• Предложите структуре табела

• Категоризујте податке

• Сумирајте трендове

• Претворите бројке у писане коментаре

• Идентификујте могуће аномалије

• Направите препоруке за графиконе

• Одељци нацрта извештаја

• Преведите техничка открића на пословни језик

На пример, уместо да питате:

„Шта значе ови подаци?“

Пробајте:

„Прегледајте ову месечну табелу продаје. Идентификујте три највеће промене, предложите могућа објашњења и наведите питања која би требало да поставим пре него што извучем закључке.“

Та завршна клаузула је важна. Подаци ретко сами себе објашњавају.

Пад продаје може настати због мање потражње, недостајућих евиденција, сезонских образаца, промена цена, одложеног уговора или случајног лепљења вредности у погрешну колону. Табеле имају таленат да створе мале катастрофе, а да притом изгледају савршено мирно.

Никада не дозволите да вештачка интелигенција доноси значајне финансијске, оперативне или кадровске одлуке само на основу унетог скупа података.

Провери:

• Да ли су подаци потпуни

• Да ли су јединице исправне

• Да ли су категорије доследне

• Да ли су недостајуће вредности важне

• Да ли је вештачка интелигенција погрешно разумела пословни контекст

• Да ли се корелација третира као узрочност

Вештачка интелигенција може убрзати тумачење. Одговорност и даље припада људима.

10. Заштита поверљивих и осетљивих информација 🔐

Пре него што унесете информације о радном месту у било који алат за вештачку интелигенцију, разумејте правила ваше организације.

Не претпостављајте да је свака АИ платформа одобрена за поверљиве податке.

Осетљиве информације могу да укључују:

• Евиденција купаца

• Информације о запосленима

• Лозинке или приступни подаци

• Медицински детаљи

• Правни документи

• Финансијски подаци

• Необјављени планови производа

• Интерна стратегија

• Власнички код

• Услови уговора

• Лично идентификовани подаци

Кад год је могуће, уклоните идентификационе податке.

Уместо уноса:

„Напишите преглед учинка за Џордана Смита у оперативном тиму Манчестера, који је пропустио рок за уговор са компанијом Acme.“

Користите нешто попут:

„Напишите преглед учинка запосленог у оперативном сектору који је пропустио важан рок за клијента. Повратне информације треба да буду чињеничне, конструктивне и усмерене на следеће кораке.“

Анонимизација информација смањује ризик , а истовремено омогућава вештачкој интелигенцији да помогне са структуром.

Такође проверите да ли ваша организација пружа одобрени систем вештачке интелигенције за предузећа. Ови алати могу да укључују јаче контроле података, управљање приступом и интерне политике.

Практичност није добар разлог за откривање информација које би требало да остану приватне. То није иновација. То је само остављање отвореног ормара за документе у канцеларији на киши.

11. Где вештачка интелигенција не би требало да доноси коначну одлуку

Вештачка интелигенција може да подржи одлуку, али неке одлуке захтевају људску одговорност од почетка до краја.

Будите посебно опрезни са:

• Запошљавање и отпуштање

• Дисциплина запослених

• Медицинске одлуке

• Правни савет

• Кредитна или финансијска одобрења

• Безбедносно критичан посао

• Пресуде о усклађености

• Бодовање учинка

• Осетљиви спорови са купцима

• Одлуке које се тичу дискриминације или правичности

Вештачка интелигенција може помоћи у сумирању доказа, идентификовању питања или упоређивању сценарија. Не би требало дозволити да доноси коначну одлуку без квалификованог људског надзора.

Зашто? Зато што вештачка интелигенција не разуме последице на начин на који их људи разумеју. Може да обрађује обрасце, али не носи одговорност, емпатију, професионалну дужност или животни контекст.

Такође може репродуковати пристрасност скривену у примерима, историјским подацима или начину на који је формулисан подстицај.

Здраво правило је:

Што је већи утицај на права, егзистенцију, безбедност или будућност особе, то је мања контрола коју би вештачка интелигенција требало да има.

То правило није блиставо, али се држи.

12. Како менаџери могу увести вештачку интелигенцију без изазивања панике

Када лидери лоше уведу вештачку интелигенцију, запослени често чују једну поруку:

„Пронашли смо машину која би могла да вас замени.“

Чак и када то није намера, нејасна комуникација ствара анксиозност.

Бољи приступ је објашњење:

• Зашто се уводи вештачка интелигенција

• Које задатке може да подржи

• Које задатке остају људски вођене

• Које податке запослени могу да унесу

• Који преглед је потребан

• Како треба пријавити грешке

• Како ће се мерити успех

• Која ће обука бити обезбеђена

Менаџери би требало да се фокусирају на практичне примере, а не на велика обећања.

На пример:

„Користимо вештачку интелигенцију за креирање првих нацрта рутинских одговора купаца. Сваки одговор ће и даље прегледати агент за подршку.“

То је јасније него:

„Побољшавамо корисничко искуство кроз интелигенцију следеће генерације.“

Друга реченица звучи скупо и не значи готово ништа.

Тимовима би такође требало дозволити да експериментишу унутар безбедних граница. Запослени који обављају посао често уочавају најбоље случајеве употребе јер тачно знају који процеси су понављајући, фрустрирајући и који их држи на окупу једна херојска табела.

13. Једноставан оквир за почетак ове недеље

Да бисте почели да користите вештачку интелигенцију без превише компликовања ствари, изаберите један задатак ниског ризика.

Корак 1: Пронађите задатак који се понавља

Потражите посао који радите неколико пута недељно.

Примери:

• Писање имејлова за праћење

• Сумирање састанака

• Форматирање извештаја

• Креирање дневног реда

• Преписивање садржаја

• Организовање белешки

Корак 2: Дефинишите вредан исход

Одлучите како изгледа успех.

Можда желите да скратите време израде, побољшате доследност, смањите грешке или креирате јасније акционе ставке.

Корак 3: Направите упит за вишекратну употребу

Напишите упит који укључује задатак, контекст, публику, формат и ограничења.

Сачувајте га на приступачном месту.

Корак 4: Прегледајте сваки резултат

Проверите чињенице, тон, приватност и релевантност.

Не мешајте брзину са квалитетом.

Корак 5: Побољшајте промпт

Обратите пажњу на то шта вештачка интелигенција греши.

Додајте јаснија упутства. Наведите примере. Уклоните двосмисленост. Затражите другачију структуру.

Корак 6: Измерите резултат

Да ли је уштедело време? Да ли се квалитет побољшао? Да ли је створило додатни посао уређивања?

Неки вештачки радни токови изгледају импресивно, али не штеде готово ништа. Други тихо уклањају сат времена фрустрације сваке недеље.

Задржите другу врсту.

14. Уобичајене грешке које људи праве са вештачком интелигенцијом на радном месту

Разумевање како користити вештачку интелигенцију на послу такође значи знање шта не треба радити.

Давање нејасних инструкција

Слаб унос ствара генерички излаз.

Додајте контекст, примере, ограничења и јасан циљ.

Веровање првом одговору

Први одговор је нацрт, а не заповест уклесана у камену.

Тражите ревизије.

Копирање без уређивања

Писање генерисано вештачком интелигенцијом може звучати углађено, али празно. Додајте стварне детаље, уклоните генеричке фразе и учините да звучи људски.

Дељење поверљивих података

Не уносите осетљиве информације у неодобрене системе.

Коришћење вештачке интелигенције за све

Неке задатке је брже завршити самостално.

Не треба вам вештачка интелигенција са шест пасуса да бисте написали „Хвала, данас ћу ово прегледати“

Сакривање употребе вештачке интелигенције када је откривање важно

Неке организације, клијенти или индустрије захтевају транспарентност. Пратите релевантне политике.

Третирање резултата вештачке интелигенције као објективног

Вештачка интелигенција одражава обрасце и претпоставке. Није аутоматски неутрална.

Аутоматизација неисправног процеса

Убрзавање лошег процеса га не чини добрим. Само производи грешке импресивном брзином 💨

Поправите ток рада пре него што га аутоматизујете.

15. Изградња вештачке навике која траје

Најбољи начин да се навикнете на вештачку интелигенцију на радном месту је да је редовно користите за мале, специфичне задатке.

Почните са једном или две понављајуће активности.

На пример:

• Сваког понедељка користите вештачку интелигенцију да организујете своје приоритете.

• Након састанака, претворите белешке у акционе ставке.

• Пре него што пошаљете дугачак имејл, замолите вештачку интелигенцију да га скрати.

• Када се суочите са одлуком, затражите претпоставке и контрааргументе.

• На крају пројекта, користите вештачку интелигенцију да структурирате научене лекције.

Водите малу библиотеку задатака за задатке које понављате. Временом ћете развити осећај који задатак функционише, који задаци су погодни и где је људска процена најважнија.

Такође ћете научити када не треба користити вештачку интелигенцију.

То је такође део вештачке интелигенције.

Циљ није максимално коришћење вештачке интелигенције. Циљ је бољи рад.

Практична завршна напомена

Учење коришћења вештачке интелигенције на послу углавном се своди на учење јасног делегирања.

Вештачка интелигенција је драгоцена за израду нацрта, сумирање, прилагођавање, организовање, објашњавање и истраживање. Може смањити понављајући напор и помоћи вам да много брже пређете са празне странице на употребљиву прву верзију.

Али потребне су границе.

Заштитите поверљиве информације. Проверите важне тврдње. Прегледајте осетљиву комуникацију. Држите људе одговорним за одлуке са великим утицајем. И молим вас, одуприте се искушењу да аутоматизујете процес који нико не разуме.

Почните са малим. Изаберите један досадан, понављајући задатак. Дајте вештачкој интелигенцији јасна упутства, прегледајте резултат и усавршите процес.

Када се добро користи, вештачка интелигенција не чини посао мање људским. Она ствара више простора за делове посла који пре свега захтевају људе - просуђивање, поверење, пажњу, емпатију и способност да се примети када је састанак потпуно кренуо ван колосека. 

Практични пример: Претварање белешки са састанка у поуздане акционе ставке

Сценарио

Маја управља процесом укључивања купаца у растућу софтверску компанију. Сваке недеље присуствује трима пројектним састанцима, прави белешке док људи говоре, а касније те белешке претвара у имејлове за праћење.

Задатак је понављајући, али носи известан ризик. Предложени рок се лако може помешати са договореним, док општи предлог може ненамерно постати нечија додељена одговорност. Циљ је, дакле, да се не дозволи вештачкој интелигенцији да одлучи шта се десило. Циљ је да се вештачка интелигенција користи за организовање белешки док Маја проверава сваку одлуку, власника и датум пре него што подели резиме.

Шта је потребно асистенту

Маја пружа:

• Њене анонимне белешке са састанка или одобрени транскрипт

• Сврха састанка

• Списак учесника и њихових улога

• Потребан излазни формат

• Правило које наводи да недостајући власници или рокови морају бити означени, а не измишљени

• Јасна разлика између потврђених одлука, предложених идеја и нерешених питања

• Одобрена метода њене компаније за руковање поверљивим информацијама

Пре него што било шта отпреми, она уклања имена купаца, личне податке, приступне податке и комерцијално осетљиве информације, осим ако систем вештачке интелигенције није посебно одобрен за руковање тим подацима.

Пример упутства

„Претворите белешке са састанка испод у сажет резиме праћења.“.

Организујте одговор под овим насловима:

1. Потврђене одлуке

2. Акционе ставке

3. Предложене идеје

4. Нерешена питања

5. Ризици или зависности

За сваку акциону ставку наведите задатак, власника и рок. Ако власник или рок нису експлицитно договорени, напишите „Није потврђено“. Немојте закључивати обавезе или измишљати детаље.

Резиме треба да буде краћи од 350 речи. Користите јасан, неутралан језик који одговара свима који су присуствовали састанку.

Пре него што завршите, наведите све изјаве које су двосмислене или захтевају проверу

Добар наспрам лошег резултата

Слаба акциона ставка би могла да каже:

„Сем ће ажурирати водич за увођење у посао до петка.“

То звучи јасно, али је небезбедно ако белешке само указују на то да би Сем могао да прегледа водич и да није договорен рок.

Боља верзија би гласила:

„Прегледајте водич за увођење у посао - предложени власник: Сем; рок: није потврђен.“

Друга верзија очува неизвесност уместо да тихо претвори дискусију у обавезу.

Како га тестирати

Маја креира мали скуп тестова користећи шест претходних састанака чије исходе већ зна.

Она проверава да ли асистент:

• Одваја одлуке од предлога

• Тачно преписује имена, датуме и рокове

• Означава недостајуће информације као непотврђене

• Избегава додељивање задатака који никада нису договорени

• Укључује важна нерешена питања

• Прави резиме који други учесник може да разуме

• Изоставља поверљиве детаље уклоњене из уноса

Она такође додаје намерне граничне случајеве:

• Учесник се шали о завршетку задатка

• Двоје људи разговарају о власништву без постизања договора

• Неко помиње два могућа рока

• Транскрипт додељује коментар погрешном говорнику

• Одлука је поништена касније на састанку

• Задатак је договорен, али није именован власник

Ток посла пролази само када Маја може да прати сваку одлуку и акцију до оригиналних белешки.

Резултат

Илустративан резултат: Маја тестира процес на шест резимеа састанака током две недеље.

Њен ручни процес је раније трајао у просеку 18 минута по састанку. Са вештачком интелигенцијом, генерисање првог нацрта траје око 2 минута, након чега следи просечно 7 минута за проверу и уређивање. Ово смањује укупно време обраде са 18 минута на 9 минута по састанку.

Пример уштеде на шест састанака је:

• Претходни збир: 6 × 18 минута = 108 минута

• Укупно време уз помоћ вештачке интелигенције, укључујући преглед: 6 × 9 минута = 54 минута

• Илустративно уштеђено време: 54 минута

Пет од шест резимеа испуњава услове за прихватање након једног прегледа. Преостали резиме захтева други преглед јер је транскрипт збунио два говорника.

Ове бројке су пример процене засноване на наведеном подешавању теста, а не на објављеном резултату компаније. Узорак је мали, састанци могу варирати по сложености, а прорачун укључује време прегледа, али не и време потребно за чишћење или анонимизацију транскрипата.

Шта може поћи по злу

Помоћник може:

• Измислите власника за недодељени задатак

• Третирај предложени датум као потврђени рок

• Пропустите одлуку која је индиректно формулисана

• Припишите коментар погрешној особи

• Направите углађен резиме који прикрива неизвесност

• Сачувајте осетљиве информације садржане у белешкама

• Пратите застарела упутства ако се шаблон састанка промени

Најозбиљнија грешка би била слање резимеа без провере. Течност није доказ да је запис тачан.

Маја стога упоређује сваку акциону ставку са изворним белешкама, потврђује нејасне обавезе са релевантном особом и чува оригиналне белешке доступне за референцу. Осетљива или спорна питања се решавају ручно, уместо да се делегирају асистенту.

Практична информација

Вештачка интелигенција је овде вредна јер постојеће информације претвара у јаснију структуру. Она не замењује особу одговорну за потврђивање онога што је одлучено.

Безбедан ток рада је једноставан: обезбедите јасна правила, уклоните осетљиве информације, захтевајте од вештачке интелигенције да покаже несигурност, тестирајте је на познатим примерима и укључите људски преглед у сваку наводну уштеду времена.

Честа питања

Како почетници могу безбедно почети да користе вештачку интелигенцију на послу?

Почните са једним понављајућим задатком ниског ризика, као што је писање имејлова за праћење, сумирање белешки, креирање дневног реда или реорганизација постојећег садржаја. Дајте вештачкој интелигенцији јасна упутства, а затим прегледајте резултат ради тачности, тона, приватности и релевантности. Избегавајте унос осетљивих информација осим ако ваша организација није одобрила алат за руковање тим подацима.

Који су најбољи задаци за аутоматизацију помоћу вештачке интелигенције на радном месту?

Вештачка интелигенција се добро показује при креирању првих нацрта, преради постојећих информација и организовању основних анализа. Погодни задаци укључују преписивање докумената, издвајање радњи са састанака, груписање повратних информација, објашњавање трендова у табелама и генерисање контролних листа. Мање је погодна за одлуке са великим утицајем које се тичу запошљавања, правних питања, безбедности, финансија, здравствене заштите или праведности.

Како да напишем добар вештачки интелигентни упит за посао?

Јака упутства на радном месту објашњавају задатак, контекст, публику, жељени формат и потребне детаље. Уместо да тражите општу помоћ, опишите конкретан резултат који вам је потребан и сва ограничења, као што су број речи или тон. Можете додатно прецизирати одговор тако што ћете замолити вештачку интелигенцију да уклони понављања, идентификује претпоставке или означи информације које је потребно проверити.

Како могу да користим вештачку интелигенцију за имејлове, а да не звучим роботски?

Наведите оригиналну поруку, њену сврху, ваш однос са примаоцем и тон који желите. Замолите вештачку интелигенцију да имејл учини сажетим, пријатељским, чврстим или прикладним за одређену публику. Пре него што га пошаљете, додајте конкретне детаље, уклоните генеричке речи и проверите да ли свака реченица звучи природно под вашим именом.

Како треба прегледати белешке са састанака генерисане вештачком интелигенцијом?

Упоредите сваку одлуку, акцију, власника и рок са оригиналним белешкама или одобреним транскриптом. Захтевајте од вештачке интелигенције да одвоји потврђене одлуке од предложених идеја и нерешених питања. Недостајуће информације треба означити као „Није потврђено“ уместо да се погађају, посебно када говорници разговарају о могућим власницима или датумима без постизања договора.

Може ли вештачка интелигенција прецизно анализирати табеле и пословне податке?

Вештачка интелигенција може да објасни формуле, сумира трендове, идентификује могуће аномалије и претвори бројке у писане коментаре. Међутим, њено тумачење зависи од чистих података и довољног пословног контекста. Проверите јединице, недостајуће вредности, конзистентност категорија и да ли постоје алтернативна објашњења пре него што употребите резултат за финансијске, оперативне или кадровске одлуке.

Које информације о радном месту никада не треба уносити у вештачку интелигенцију?

Избегавајте уношење лозинки, приступних података, евиденције купаца, података о запосленима, медицинских информација, правних докумената, власничког кода, необјављених планова или осетљивих финансијских података у неодобрене системе. Уклоните имена и идентификационе податке кад год је то могуће. Политика података ваше организације и одобрени пословни алати требало би да одреде које информације се могу безбедно обрађивати.

Како менаџери могу увести вештачку интелигенцију на послу, а да притом не забрину запослене?

Менаџери би требало да објасне зашто се уводи вештачка интелигенција, које задатке ће подржати, шта остаје да се обавља под људским вођством и како се резултати морају преиспитати. Такође би требало да дефинишу одобрене праксе управљања подацима, обуку, процедуре извештавања и мере успеха. Конкретни примери имају тенденцију да граде више поверења него нејасна обећања о трансформацији или интелигентним токовима рада.

Које су најчешће грешке при коришћењу вештачке интелигенције на послу?

Уобичајене грешке укључују давање нејасних упутстава, веровање првом одговору, копирање садржаја без уређивања и дељење поверљивих информација. Људи такође могу аутоматизовати неисправне процесе или третирати резултате вештачке интелигенције као објективне. Бољи приступ је провера важних тврдњи, ревидирање слабих нацрта, тестирање понављајућих токова рада и јасно дефинисање људске одговорности.

Како могу да измерим да ли ток рада са вештачком интелигенцијом штеди време?

Измерите цео процес, укључујући припрему улазних података, анонимизацију информација, проверу резултата и прављење исправки. Упоредите овај укупан износ са временом и квалитетом вашег претходног тока рада. Ефикасан процес вештачке интелигенције требало би да смањи напор или побољша доследност без стварања неприхватљивих ризика по приватност, тачност или одговорност.

Референце

1. Влада Уједињеног Краљевства - Приручник за вештачку интелигенцију за владу Уједињеног Краљевства - gov.uk

2. Национални институт за стандарде и технологију - Оквир за управљање ризицима вештачке интелигенције: Генеративна вештачка интелигенција - nist.gov

3. Канцеларија повереника за информације - Вештачка интелигенција, заштита података и јавни сектор: Политике вештачке интелигенције - ico.org.uk

4. Национални биро за економска истраживања - nber.org

5. Комисија за једнаке могућности запошљавања САД - Која је улога Комисије за једнаке могућности запошљавања у вештачкој интелигенцији? - eeoc.gov

6. Влада комуникациона служба - Политика генеративне вештачке интелигенције GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - Практични водич за градњу помоћу вештачке интелигенције - openai.com

Пронађите најновију вештачку интелигенцију у званичној продавници вештачке интелигенције

О нама